Life Balance新手入门
前言
Life Balance是一套非常棒的Palm软体,他最大的效用在于提昇你的办事效率,让你在有限的时间内完成最多的任务,除此之外,更让你在工作、家庭、健康及休闲等你设定的人生目标中取得平衡,但他充满哲理而複杂的使用方式常让入门者感到困难,最后竟放弃使用这幺好的软体。有鉴与此,笔者就兴起了写篇Life Balance新手入门教学的念头,帮助想学Life Balance的人早一点进入状况,并体验它的奥妙。因为本新手入门是完全针对新手立场而写的,建议大家手拿着机子,一面看本入门教学,一面立即实地操作,可以让你更快进入状况。
使用逻辑介绍
初看Life Balance这套软体,很多人一开始常让人摸不着头绪,更不知如何下手应用,追本溯源就在于新手不了解此软体的运作方式及其逻辑,在此笔者就先做个简单的逻辑介绍,帮助你尽快登堂入室!
A.在我们的一生中总有许多希望目标想达成,例如工作、家庭、健康及休闲等,而达成上述的目标则有赖我们一点一滴地付出心力去完成,而我们要付出心力去作的事就称之为任务。一个目标的实现需要许多做任务,一个长久而大的任务又可以细分为许多次任务,再细分为次次任务…….,你可以在大纲里面检视所有的任务,而这些任务等待着我们去做,我们可通称其为待办事项。
B.面对那幺多要做的待办事项,哪一项要先做、哪一项可以稍后再做才是最有效率的、可以最节省你的时间,其优先顺序取决下列四要素:
1.地点
你身在何处就做完那个地点要做的事,就无须再跑第二趟,再来附近的事情也可以一併办妥。
2.时间、时段
除适时的提醒你去办事外,也只有在办事地点的营业时间内才提醒你,免得你在人家打烊的时间到了才去办,又是白跑一趟。
3.重要性
重要的事情提醒你先做,不重要的是情就慢慢来喽!
4耗费心力付出的程度
唾手可得的事情先做,像立志当总统、登陆月球抓玉兔的高难度事情就慢一点做!
C. Life Balance 会依据上述四要素自动算出你的最优先的待办事项,依优先顺序由上往下排列,来提醒你什幺要先做、什幺要后做 。
D.当你完成待办事项、任务时,Life Balance会将你已完成的任务依据其归属在大纲中的主要目标,记入平衡中的圆饼图,让你订定的目标与实际的做比较,看看是否太专注于工作而忽略了家庭、忘了多休闲一下,而藉以检视你的人生是否平衡。
图1图2图3
地点资料建立
继Life Balance逻辑简介后,我想大家对其应有初步的了解,而接下来所要谈的部份就是Life Balance的运作核心之一地点资料库的建立。Life Balance有别于其他行事曆及待办事项软体而极为特殊的一点,就是以地点来作为区分、管理待办事项的依据,也就是说,当你身处于A地,Life Balance他就显示出在A地所有最需要待办的一些事,当你再到B地时,他就显示出在B地所有最需要待办的一些事,若你在家尚未出门而想知道所有要做的事,你就可以点选所有地点来知悉所有的待办事项,如此一来无形中就可以提昇你的办事效率,不会重複多跑几个办事地点。
而为了我们未来在输入任务内容时,可以用三角箭头下拉而轻易选取各个执行任务、待办事项的地点,所以笔者个人觉得使用Life Balance软体前最好先建立地点的资料库,用Step by Step的方式说明如下:
A.首先我们先点选主画面右上角的圆圈来进入地点画面,按下新增钮随之进入下一画面地点细节-涵盖,再点选时段设定标籤来设定地点每週的营业时间,左边是设定星期几,中间是设定每天开始营业时间,右边是设定每天打烊时间,运用左右箭头来调时间。举例而言:若你办事的地点是银行 ,週六及週日营业时间就要设定关闭,週一到週五设定开始营业时间为9:00am,打烊时间为3:30pm;若你办事的地点是家里,那幺週一到週日的时间就要设定为整日。
图4图5图6
B.依上述方法来设定你固定、常去办事的地点,而当有两个地点非常接近时,顺道去办一下可能是较有效率的,所以地点细节里亦有一个涵盖设定功能,举例而言:若你要去的地点是银行,而旁边或顺道会经过洗衣店及杂货店,那你就可以用”+”符号来使商店街涵盖洗衣店及杂货店,如此一来,当你选择要去银行办事时,Life Balance就会自动将你要去洗衣店及杂货店所要办的事一併列出来提醒你,以节省时间而提高办事效率。
C.另一个附注标籤则是用来输入备忘事项,以提醒到此地点时要注意些什幺事,例如:到万客隆量贩店要带会员卡,去台塑王品牛排要先预约等,此功能与一般软体的Notes功能一样,就无须多再赘言。
图7图8
大纲画面操作
继地点资料建立简介后,继续所要谈的部份就是Life Balance的主要核心”任务”的建立与设定,因为此部份极为繁琐,却为本新手入门连载的精华所在,所以会花较长的篇幅来介绍他。
A.目标及其任务的建立
首先,点选主画面右上方左边第一个选项来进入大纲画面,预设的主要目标有工作、家庭、健康及休闲等四项,当然你也可以按平阶新增钮来新增其他目标,例如爱情、学习及投资等。若你要新增主要目标的任务,你也可以按下阶新增钮来新增任务,例如:工作目标的任务是完成X作业,而要完成X作业则有赖于Y及Z作业的完成,你可以将触控笔点选在工作目标上,然后按下阶新增钮文字),将反白文字改为X作业,同此方法,点触在X作业上,按下阶新增钮来建立Y作业,而建立与Y作业同阶的Z作业,则由按平阶新增钮来完成,因此我们可知任务前有三角箭头者,其下必有次任务可供展开。
B.目标及其任务的移动
当你觉得目标的任务归属错误,可以将触控笔点触在Z作业上,然后拖曳到工作目标下。若想提昇或降阶Y作业层级,亦只要向左或向右拖曳即可。
C.目标及其任务的複製
若你想複製同阶的任务时,将触控笔点触在任务上,下拉选单/任务/複製 ,即可複製一模一样的任务。
图9图10
D.目标及其任务的删除
任务的删除有两个方法,一个是将触控笔点触在任务上,下拉选单/任务/删除,即可删除任务。另一个方法就是按任务细节钮进入下一个画面再按删除。
E.目标及其任务全部展开及收缩
若你想清理画面只剩下主要目标或想检视目标的全部任务,你可以下拉选单/任务/全部收缩或全部展开,来收缩及展开任务。
任务的建立与设定
此外也许有人可能会问,大任务要拆分为小任务,小任务要拆分为小小任务等,那任务究竟要拆分到多细才好呢?笔者想应该完全依个人的需求为準,不过在此建议一个参考标準「若完成一个任务会花费超过一个下午的时间,你就应该考虑将它拆开成更细的任务」,以上可供你细分任务时参考。再来要谈任务的建立及其每一个标籤的功能介绍,这是Life Balance最複杂的地方,却也是其核心所在。
首先,点选主画面右上方左边第一个选项来进入大纲画面,点触画面下方的新增钮,随之出现反白的新任务 ,在点触右下的细节钮,随之进入下一个任务细节画面,画面上方的虚线处就是让你输入任务的简述,输入完任务简述后,现在就针对下方的每一个标籤功能略述如下:
A.一般
在画面中有一条滑桿,这是让你设定任务的重要性,在最右边是重要性最高的,在最左边是不具重要性的,重要性越高,Life Balance就会将此任务设定为优先任务,显示任务在待办事项的上方,善用此项设定才能发挥Life Balance奥妙的功能。下面的地点下拉选单则是让你选择执行此任务的地点,地点之相关功能、设定,请详前述地点资料建立说明。
图11图12图13
B.时间
任务发生的频率、依据,可分为一次、规律性、依到期日及依行事曆等四类,而由上述四项分类会再延伸出不同的细部设定,兹将四项分类设定及依序完成次任务勾选框功能详述如下:
a.一次
你可以完全依字面上来看,就是此任务只做一次而不会再重覆,例如买辆车及结婚等只会做一次的事,你就可以设定为此选项。
b.规律性
你也可以完全依字面上来看,就是此任务是有规律地重覆发生,例如保险业务员每月定期到客户那里收取保费,你就可以设定发生频率为规律性/每1月,而前置时间则是设定你完成此任务所需时间,同上保险业务员例子,到了客户那里收保费,常常须要和客户哈啦打屁1小时才可以收到保费,那就将前置时间设为每1小时。而若有指定特殊的日期,建议就採用以下的两种模式较为妥当。
图14图15图16
c.依到期日
你必须要设定任务须完成的期限时间是几月几日、几时几分,例如十一月二十九日下午六点要买生日礼物送人,到三商百货买礼物大约需要逛30分钟,则日期、时间设定为十一月二十九日下午六点,前置时间设定为30分钟,则在越接近十一月二十九日下午五点30分时,买生日礼物的任务将自动逐渐提昇重要性,而成为你的优先待办事项。
d.依行事曆
在选择依据行事曆选项中,若你原本记在行事曆中的事件是设定重複发生,则下次选单旁会出现下次行程时间,若没有设定重複发生的事件,则只会出现未在行事曆里字眼。下面的行事曆旁有两个按钮,按增加钮后会出现另一个视窗来选填日期及时间,增加完成后,此任务将会同时显示在你的其他行事曆应用程式上藉以提醒你。按另一个开启钮后则立即进入你的其他行事曆应用程式上。前置时间设定则一样同上所述,就不再赘言了。
图17图18图19
e.依序完成次任务
简单举例来说最清楚,K任务项下有两个平阶任务X及Y,而X又有下阶次任务Z。
K 任务
---X 任务
---------Z 任务
---Y 任务
若你勾选K任务依序完成次任务勾选框的话,则只有Z 次任务完成时,Y 任务才会出现在待办事项中,此功能适用于非得先将Z 任务完成之后,否则你无法做Y 任务时所做的控管,对于一般任务,建议不要勾选。
C.心力付出
本项标籤是要设定你估计完成此任务所需耗费的心力付出值,换句话说,就是任务的困难度,他与上述设定重要性的逻辑是很相似的,唯截然不同的是心力付出值越低,Life Balance反而会将任务设定为优先任务。其结果导致简单的任务先做,困难的任务后续再做,所以有人强烈地提醒Life Balance使用者,本软体不宜做专案管理,以免误了时效性,其原因就在于此。然避开有时效性的专案管理而只做一般生活、工作的效率提昇,Life Balance就真是Palm user的唯一选择。
D.附注
另一个附注标籤则是用来输入备忘事项,以提醒此任务要注意些什幺事,此功能与一般软体的Note功能一样,就无须多再赘言,唯须注意的是,任务的附注与地点的附注是不同的。
图20图21
下拉选单及偏好设定
经过前面任务的细部设定介绍后,想必大家对Life Balance任务的基本操作应有一定程度的了解,接下来要谈的是下拉选单及偏好设定:
A.下拉选单
基本上笔者并不会每一项都介绍,只会挑一些重要、特殊的来谈,而以往已经介绍过的、其他与一般Palm软体相同基本功能的,笔者就不再赘言了。
a.在大纲画面/任务/连结行事曆
此功能是针对已经存在行事曆的约会或事件,你若想要将它连结到Life Balance里,就可以选用此选项。而若是新的任务要与行事曆连结,就可以在新增任务时的时间标籤中,发生选项中选择依行事曆即可,操作说明请详前述任务设定。
b.在大纲画面/任务/容许再汇出
一般而言,假如任务被汇出到内建的待办事项一次,它就无法再汇出第二次,就算任务已被从内建的待办事项所删除也一样。此此功能容许这个任务及其次任务在下次更新时可被再汇出,所以只要任务还在Life Balance里,你就可以挽救因不小心而删除的任务。
c.在大纲画面/选项/电话搜寻
完全依据字面上的意义,进入通讯录中搜查你要的人名、电话相关资讯。
d.在待办事项画面
这个画面的下拉选单没什幺特殊值的再介绍的,但补充此待办事项画面以前少介绍的功能-更新钮,就是当你选定不同、新的地点或是变换右上角营业时间时,别忘了要再按一次更新钮,Life Balance才会依你的地点别来更新显示优先的待办事项。
e.在平衡画面/任务/重置圆饼图切面
若你发现预期的的圆饼图画分不平均,你就可以用此功能将Life Balance圆饼图切片所代表的目标均匀画分,平衡你的人生目标。
图22图23图24
B.偏好设定
这个功能有些许的複杂,所以我们还是一项一项地来介绍进入偏好设定后的每一个设定。
a.起动
此项是设定你每次使用Life Balance软体时,出现的第一个画面,随个人需要而定。
b.行事曆
此项设定是选择当你任务发生依据、频率是依据行事曆时,按开启钮时连结到那一个行事曆软体之用,要注意的是你选择的软体必须是行事曆相关的软体。
c.平衡
此为设定完成任务多少天后,Life Balance才将它记入圆饼图的切片比例,若你设定的天数越大,实际的圆饼图变化速度就越慢。而下面的滑桿则是用来调整你待办事项及帮助平衡你预期圆饼图比例的力道。
图25图26图27
d.任务
此画面第一个勾选框为显示前置时间图示,也就是沙漏图示,沙漏出现而尚未漏完之图示代表已届临前置时间而未过期时,沙漏漏完代表已过期了。下面的显示附注图示及任务预设的重要性,看字面意思就可了解,不再赘言了。
e.待办事项汇入
简单的说就是将内建待办事项程式中的待办事项複製一份到Life Balance的待办事项里,你必须先打勾勾选框后才会有后续选项,其后选框有汇入已完成的任务及允许删除任务,笔者只挑到地点及到栏页选单介绍,到地点是指其他行事曆软体或内建To Do List的待办分类汇入依地点别作区分,而到栏页是指待办事项要汇入到大纲中的那一个目标或任务里。
图28图29图30
f.待办事项汇出
此功能刚好与前述待办事项汇入相反,就是将Life Balance的任务依地点别汇出到其他程式的待办事项,而汇出到那一种类型的待办事项亦有选单可供你选择。
图31
后语
在本篇文章的前言中,笔者曾提Life Balance是套充满哲理而複杂的软体,是不容易一下子就体会他的好处与奥妙所在,非得经过亲自一点一滴地使用过后才能够心领神会,所以经上述Step by Step简易的教学引领各位入门后,体会及运用Life Balance的修行就在个人了!目前笔者与一些同好在奇摩家族成立一个「Life Balance使用者俱乐部」,如果各位在使用上有何问题或心得,都欢迎你到俱乐部中询问或发表,我们将尽力为各位解答,若各位对其软体的英文介面不习惯的话,俱乐部中亦有中文化外挂档可供下载,期待我们一同来分享使用Life Balance的乐趣。